Belegen Sie den Bedarf Ihres Unternehmens anhand validierter Fakten
Wer eine entsprechende HR-Technologie implementieren will, muss sich im Zuge dessen Fragen zu prognostizierten Kosten, Einsparungsmöglichkeiten und dem ROI stellen. Denn gerade die Implementierungskosten für eine neue Lösung sind ein nicht zu unterschätzendes Investment – dazu gesellen sich außerdem laufende Lizenzkosten, Mitarbeiterschulungen und die damit verbundenen Kosten sowie der Zeitaufwand, der mit der Einführung eines neuen Systems einhergeht. Daher ist es im Proposal notwendig, den aktuellen Bedarf des Unternehmens anhand umfassend recherchierter und validierter Fakten zu belegen, um die zügige Prüfung und Freigabe des Proposals zu beschleunigen. Folgende Faktoren sollten Sie in dabei integrieren:
Setzen Sie jede wichtige Eigenschaft der potenziellen HR-Systeme in Bezug zu ihrem ROI. Bei der Präsentation vor dem Vorstand wird der ROI ein entscheidender Faktor sein, zusammen mit den Kosten der Lösung und den möglichen Einsparungen, die sie bringen könnte.
Neue Tools erfordern in der Regel Implementierungskosten und Schulungen zur Software-Einführung. Außerdem erfordert der Wechsel von einer Lösung zu einer anderen zusätzliche Ressourcen, da Sie Ihre Daten verschieben. All diese kostspieligen Schritte der Ressourceneinteilung sollten durch den ROI des neuen Tools gerechtfertigt sein.
Quantitative Vorteile sind ein wichtiger Schritt, sich die positive Reaktion von Chief Financial Officers (CFOs) und Chief Investment Officers (CIO) zu sichern. Wenn ein neues Gehaltsabrechnungs- oder Personalverwaltungssystem beispielsweise nicht gemeldete Gehaltsabrechnungen – unter anderem in Form von unerwarteten oder unbeabsichtigten Ausgaben für Arbeitskräfte – reduzieren oder die neue Plattform die wachsende Zahl an Verträgen von externen Arbeitskräften effizienter verwalten kann, wird schnell das Einsparpotenzial deutlich. Zu den quantitativen Vorteilen gehört auch eine Hochrechnung, wie die Investition in eine neue HR-Lösung die Zeit bis zur Besetzung von offenen Stellen verkürzen und sich damit direkt auf den Umsatz auswirken kann.
Generell gilt: Die qualitativen Vorteile haben bei skeptischen Führungskräften mehr Gewicht, wenn sie mit den eigenen Geschäftszielen verknüpft werden. So ist es beispielsweise deutlich einfacher, eine Lösung mit E-Learning-Modul zu verkaufen, wenn ohnehin Bedarf an Vertriebsschulungen besteht, um Produkteinführungen zu unterstützen, oder an detaillierteren Schulungen zur Arbeitssicherheit. Mit der Investition in die neue Lösung werden so zwar auf den ersten Blick keine Kosten eingespart, aber ihr Einsatz unterstützt das Unternehmen dabei, eben jene Geschäftsziele zu erreichen.
Mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ist es für Unternehmen heutzutage wichtiger denn je, den Schutz der persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Die DSGVO bringt nicht nur erweiterte Rechte für Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Daten mit sich, sondern auch einen stärkeren Fokus auf Datensicherheit und Transparenz. Die Nichteinhaltung wird mit Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes geahndet. Damit kann die neue Technologie dazu beitragen, potenziellen Geldstrafen im Zusammenhang mit neuen Compliance-Anforderungen vorzubeugen.